Hygienevorschriften, Arbeitsschutzregeln, Compliance-Vorgaben oder die Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) – die unterweisungspflichtigen Themen sind in den letzten Jahren nicht gerade weniger geworden. Die gesetzliche Verpflichtung, ihre Mitarbeitenden zu schulen, diese Schulungen zu dokumentieren und das erforderliche Wissen stets auf dem aktuellen Stand zu halten, stellt vor allem für mittelständische Unternehmen eine große Herausforderung dar. Denn oft fehlen schlicht die Ressourcen, um allen Vorgaben kontinuierlich gerecht zu werden. Einfach und effizient lassen sich viele Fortbildungsaufgaben mit Online-Schulungsmaßnahmen organisieren. Wichtig ist dabei, dass die Qualität stimmt.
Inhalt und Struktur
Und Qualität meint hier nicht nur die Substanz und Aufbereitung der Inhalte. Auch Bereitstellung, Steuerung, Kontrolle und Dokumentation müssen so organisiert sein, dass sie die Verantwortlichen in den Unternehmen nachhaltig entlasten und gleichzeitig die regelkonforme und fristgerechte Durchführung zu jedem Zeitpunkt sicherstellen. Besonders gut funktioniert das mit übersichtlichen E-Learning Plattformen, die von professionellen Bildungsanbietern bereitgestellt werden können.
Kognitive Inhalte effektiv trainieren
Und auch die Lernqualität lässt sich durch E-Learning Maßnahmen deutlich verbessern. Denn besonders effektiv können diese Lerninhalte durch einen Medienmix und anschauliche Übungen vertieft werden. „So fällt das Lernen nicht nur leichter, sondern ist im Ergebnis auch erheblich effizienter und nachhaltiger, als zum Beispiel das einfache Anlesen von Wissen“, weiß Joachim Lautenschlager, Geschäftsführer der VIWIS GmbH, die sich auf digitale Bildungslösungen und Lernplattformen spezialisiert hat „Gut konzipierte Übungen und Tests checken nicht einfach nur, ob der Inhalt auswendig gelernt wurde, sondern überprüfen seine situationsgerechte Anwendung.“ Darüber hinaus unterstützen Übungen die Lernenden auch, indem sie bei auftretenden Unsicherheiten Direktlinks zu den Inhalten anbieten, die noch einmal trainiert werden sollten.
Für jeden das richtige Angebot
Als besonders hilfreich erweist sich so ein Medienmix auch in Unternehmen mit einer sehr heterogenen Belegschaft. Denn die Tatsache, dass viele Unterweisungsthemen für alle Mitarbeitenden relevant sind, bedeutet natürlich nicht, dass alle sie auf dieselbe Weise lernen. So können etwa Produktionshelfer, die keine deutschen Muttersprachler sind, Inhalte häufig besser aufnehmen, wenn sie in Bildergeschichten oder Filmen dargestellt werden, während leitende Angestellte Textinhalte schnell und leicht erfassen. Bildungsanbieter, wie zum Beispiel die VIWIS GmbH, halten deshalb eine vielfältige Auswahl unterschiedlicher Lernmaterialien bereit, die für alle Lerntypen adäquate Trainings bieten.
Zertifikate sind die Pflicht, aber nicht das Ziel
Denn eines ist klar: Auch wenn die Schulung unterweisungspflichtiger Inhalte dokumentiert und den Aufsichtsbehörden gegenüber nachgewiesen werden muss, sollten Zertifikate nicht das vordringliche Ziel sein. []Joachim Lautenschlager: „Viel wichtiger ist es, dass die Mitarbeitenden die geschulten Regeln und Vorgaben wirklich verstanden haben und sie in ihrer alltäglichen Arbeit anwenden können.“ Deshalb lohnt es sich, die konkrete Ausgestaltung und Effizienz der angebotenen Schulungsmaßnahmen sorgfältig zu prüfen – und zwar über das Erlangen vorgeschriebener Zertifikate hinaus. Nur so lässt sich sicherstellen, dass etwa die komplizierten Regeln der Datenschutzgrundverordnung oder Antigeldwäsche- und Antikorruptions-Vorschriften im Arbeitsalltag tatsächlich umgesetzt werden können. Denn das ist der beste Weg, Regelverstöße zu vermeiden und Schaden für das Unternehmen abzuwenden. Zumal es inzwischen durchaus häufiger vorkommt, dass die zuständigen Aufsichten im Schadensfall über das Zertifikat hinaus die Qualität von durchgeführten Schulungsmaßnahmen überprüfen. Eine mangelhafte Durchführung kann äußerst unangenehme Folgen haben – reichen doch die Haftungsstränge teils bis ins Topmanagement.
Lernfortschritte stets im Blick
Neben der inhaltlichen und didaktischen Gestaltung von Lernprogrammen sind Präsentation und Übersichtlichkeit zentrale Bewertungskriterien. Denn zum Beispiel bei Inhalten, die sinnvoller Weise auf mehrere Lerneinheiten verteilt werden, wie etwa das Thema Compliance, sollten sowohl Lernende als auch Verantwortliche im Unternehmen jederzeit auf den ersten Blick sehen können, wie der aktuelle Lernstand ist und welche Fortschritte gemacht wurden. Bewährt haben sich so genannte Bildungsplattformen, die von einigen Anbietern eingesetzt werden. Hier bekommt der Lernende direkt nach dem Login einen strukturierten Statusbericht über bereits abgeschlossene Trainings und die ausstehenden Inhalte, gegebenenfalls inklusive Terminierung. Und die Verantwortlichen im Unternehmen können ihrem Bildungsauftrag ohne Zusatzaufwand nachkommen.
Immer auf dem neusten Stand
Auch auf die Aktualität sämtlicher angebotener Inhalte muss sich gerade ein Unternehmen mit begrenzten Fortbildungs-Ressourcen zu einhundert Prozent verlassen können. Dass sich Regeln und Bestimmungen aufgrund neuer gesetzlicher Vorgaben oder auch Präzisierungen der zuständigen Aufsichten ändern, ist an der Tagesordnung. Mal handelt es sich dabei um große Gesetzesreformen, wie bei der DSGVO, mal sind es nur kleinere Anpassungen. Unabhängig vom Umfang müssen diese Regeln in den Schulungsmaterialien umgesetzt und zeitnah geschult werden. E-Learning Anbieter, wie die VIWIS GmbH, arbeiten eng mit den Institutionen zusammen, die in die Regelerstellung eingebunden sind, wie etwa dem Fresenius Institut oder den Verbänden der Versicherungswirtschaft. So haben Unternehmen die Sicherheit, dass sie sich auf stets aktuelle Lerninhalte verlassen können und bei Aktualisierungen ebenso über notwendige Re-Zertifizierungen informiert werden wie bei turnusmäßig vorgegebenen verpflichtenden Wiederholungen von Lernstoffen.
Eigene Regeln, eigenes Design
Besondere Geheimhaltungsvorschriften, erhöhte Sicherheitsbedarfe beim Arbeitsschutz oder auch die sensiblen Compliance-Regeln, werden sehr häufig an die individuellen Anforderungen von Unternehmen angepasst. „Dabei gehen viele Unternehmen über die gesetzlich vorgegebenen Mindeststandards hinaus“, erläutert Joachim Lautenschlager]. „Lernprogramme, die solche Inhalte vermitteln, müssen also so flexibel gestaltet sein, dass sie einerseits den gesetzlichen Standards entsprechen, gleichzeitig aber ausreichend Freiräume bieten, um individuelle Unternehmensvorgaben zu integrieren und so die Corporate Identity eines Unternehmens mit Leben zu füllen und konkrete Handreichungen für die tägliche Arbeit im Arbeitskontext zu geben.“ Selbstverständlich sollte sich diese Unternehmensidentität auch im gestalterischen Erscheinungsbild widerspiegeln – vom Corporate Design mit vorgegebenen Farben Schriften, Layouts und Logos bis hin zur Anpassung von Texten an das Corporate Wording.
Lernerfolg auf allen Unternehmensebenen
Darüber hinaus sollten Lernprogramme natürlich auch für die verschiedenen Unternehmensebenen unterschieden und sorgfältig angepasst werden. Dass sich Compliance Regeln für das Top-Management komplexer darstellen als für einen Produktionsmitarbeiter oder Sachbearbeiter, ist wenig überraschend. Gleichzeitig können sie auf höheren Kompetenzebenen aber auch sehr viel anspruchsvoller geschult werden. Entscheidend ist es, alle Mitarbeitenden möglichst da abzuholen, wo sie aufgrund ihres Bildungshintergrundes und der unternehmensinternen Hierarchieebene stehen, um sowohl Über- als auch Unterforderung zu vermeiden, weil beides zu Frustrationen und vermindertem Lernerfolg führt. Ein Pluspunkt ist es deshalb, wenn ein Bildungsanbieter über fundierte Erfahrung mit sehr unterschiedlichen Angeboten für ebenso unterschiedliche Zielgruppen verfügt.
Kostentransparenz und komfortable Bedienung
Abgesehen von den erwähnten Individualisierungsoptionen sollten Schulungsangebote außerdem eine klare und überschaubare Kostenstruktur haben, zum Beispiel eine feste Pauschale pro Mitarbeiter. Dazu sollten sämtliche Routinen automatisch organisiert sein, so dass etwa zur Zertifikatserstellung oder Erinnerung an Abschlusstermine kein zusätzlicher Service benötigt wird. So können E-Learning Angebote den Mittelstand im Bereich Unterweisung effektiv entlasten und den Einsatz an wertvoller Arbeitszeit deutlich reduzieren.
Fazit:
Unterweisungspflichtige Themen kommen in nahezu jedem mittelständischen Unternehmen und jedem Wirtschaftszweig vor. In vielen Fällen sind Online-Schulungsangebote der effizienteste und günstigste Weg, die notwendigen Lerninhalte zu vermitteln und Fortbildungsmaßnahmen effizient zu organisieren, steuern und zu dokumentieren. Bei der Auswahl eines entsprechenden Anbieters sollten Unternehmen darauf achten, dass die Lernprogramme inhaltlich und didaktisch so ausgestaltet sind, dass die Inhalte tatsächlich verinnerlicht werden können. Verlässliche Aktualität ist ein ebenso wichtiges Auswahlkriterium wie eine gut strukturierte Lernplattform, die intelligente Automatisierung von Routineprozessen und transparente und nachvollziehbare Kostenstrukturen.
Autorin:
Cora Rosenkranz, IT-Journalistin
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